E-Bike / Pedelec als Dienstfahrrad statt Dienstwagen

​Im ersten Augenblick mag es ungewöhnlich klingen, statt eines Dienstwagens ein Dienstfahrrad zu nutzen. Bis vor wenigen Jahren war ein schickes Dienstfahrzeug unter angehenden Führungskräften, unter Abteilungsleitern, Geschäftsführern und Vorständen heiß begehrt. In den Zentralen der Großkonzerne erstarrte man regelmäßig in Ehrfurcht, wenn die dunkle Limousine eines Vorstands auf dem Hof oder vor der Einfahrt stand. Je größer und schneller, desto wichtiger war der Besitzer – davon konnte man in der Regel ausgehen. Der Dienstwagen war ein beliebtes Statussymbol. Doch nicht erst die Debatte um Abgasskandale und Feinstaubplaketten hat das öffentliche Interesse auf Alternativen gelenkt. E-Bikes und Pedelecs werden für viele Verbraucher immer wichtiger, der Umsatz ist in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Über drei Millionen elektrische Fahrräder sollen sich schon auf Deutschlands Straßen bewegen. Besonders positiv für viele Arbeitnehmer ist, dass auch in den Unternehmen ein Umdenken stattfindet. Vor allem in den Großkonzernen ist ein Dienstfahrrad heute eine Option, die der Mitarbeiter als freiwillige Leistung seines Arbeitgebers wählen darf. Der Gesetzgeber unterstützt den Einsatz von umweltfreundlichen E-Bikes oder Pedelecs, denn die Dienstwagenregeln greifen seit einigen Jahren bei diesen beiden ökologisch sinnvollen Optionen.

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Dienstwagenregeln gelten auch für E-Bikes und Pedelecs

Du träumst von einem schicken E-Bike, mit dem Du jeden Morgen zur Arbeit fahren willst? Du möchtest umweltfreundlich unterwegs sein und suchst nach einem Weg, Dein „grünes Gewissen“ zu beruhigen? Vielleicht willst Du auch einfach an der frischen Luft unterwegs sein, oder lange Staus auf den Straßen hinter Dir lassen? Ein elektrisches Fahrrad ist dann eine clevere Option, mit der Du Dich näher beschäftigen solltest. Einer der großen Vorteile für Dich erschließt sich vielleicht nicht im ersten Augenblick: Wenn Du mit einem E-Bike oder einem Pedelec zur Arbeit fährst, darfst Du die Dienstwagenregeln für Dich in Anspruch nehmen. Sie gelten eigentlich für Arbeitnehmer, die aufgrund ihrer Position Anspruch auf einen Dienstwagen haben. Seit dem Jahr 2012 sind Dienstfahrräder aller Art in steuerlicher Hinsicht einem Dienstwagen weitgehend gleichgestellt. Doch was heißt das für Dich?

Vereinfacht gesagt stellt der Arbeitgeber Dir ein Elektrorad zur Verfügung und überlässt es Dir zur dienstlichen und zur privaten Nutzung. Um für alle Beteiligten Rechtssicherheit zu schaffen, sollten die Einzelheiten in einem Überlassungsvertrag oder in einer zusätzlichen Vereinbarung zu Deinem Arbeitsvertrag festgehalten werden. Wie bei einem Dienstwagen kann Dein Arbeitgeber die Kosten für die Anschaffung und die laufenden Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Das heißt, er profitiert genauso von der Nutzung des elektrischen Fahrrads wie bei einem Dienstwagen. Ob es sich für Deinen Arbeitgeber lohnt, das Dienstfahrrad über einen Zeitraum von zum Beispiel 36 Monaten zu leasen, ist im Einzelfall durch einen Steuerberater zu prüfen. 

Für Dich als Arbeitnehmer besagt die Dienstwagenregelung, dass Du das Elektrorad für Dienstfahrten nutzen darfst. Du kannst damit zur Arbeit fahren, und wenn der Arbeitgeber die private Nutzung erlaubt, darfst Du das Rad nach Dienstende auch nehmen, um in Kino zu fahren oder Freunde zu treffen. Wie bei einem Dienstauto musst Du ein Prozent des aktuellen Listenpreises versteuern. Dabei kommt der geldwerte Vorteil zum Ansatz. Unter dem Listenpreis versteht man die unverbindliche Preisempfehlung des Händlers zu dem Zeitpunkt der ersten Nutzung des Fahrrads. 

Grundsätzlich kannst Du statt der Ein-Prozent-Regel auch ein Fahrtenbuch führen. Dann musst Du alle Fahrten mit Deinem Dienstfahrrad aufführen. Ob das für Dich in der Praxis machbar ist, musst Du natürlich selbst entscheiden. Vermutlich rechnet sich der große Aufwand für Dich nur, wenn Du Dein E-Bike privat nur wenig nutzt. Berücksichtigen musst Du außerdem, dass die Fahrten von Deiner Wohnung zu Deinem Arbeitslatz als Dein Privatvergnügen bewertet werden. In der Regel ist die Wahl der Ein-Prozent-Regel deshalb wohl der sinnvollere Wege. 

E-Bike/Pedelec als Dienstrad statt Dienstwagen 

Wenn Du Dich für ein E-Bike oder ein Pedelec als Dienstwagen interessierst, solltest Du Dich zuerst informieren, welche Optionen Dein Arbeitgeber anbietet. Viele Unternehmen ergänzen ihre Sozialleistungen um zusätzliche Leistungen wie zum Beispiel Dienstwagen, Jobtickets für den Nahverkehr oder Zuschüsse zu Bahnfahrkarten für den Fernverkehr. Wie Dein Arbeitgeber solche Leistungen geregelt hat und welche Voraussetzungen für Dich gelten, um einen Anspruch darauf zu haben, erfährst Du entweder in Deiner Personalabteilung oder beim Betriebsrat. Vielleicht gibt es auch ein Firmenintranet, in dem Du nach diesen Leistungen recherchieren kannst. 

Als Anhaltspunkt gilt, dass Dein Arbeitgeber berechtigt ist, bestimmte Voraussetzungen an seine Zusatzleistungen zu knüpfen. Ein Dienstwagen wird schließlich auch nicht für jeden Mitarbeiter bereitgestellt. Vielleicht haben nur Führungskräfte ab einer bestimmten Hierarchieebene Anspruch auf einen Dienstwagen oder ein Dienstrad. Diese Regelung gibt es gerade in Großkonzernen relativ häufig. Oft bekommt nur die Führungsriege vom Abteilungsleiter an aufwärts einen Dienstwagen. Die Größe und der Wert hängt dann ebenfalls vom der Stellung in der Hierarchie ab. Je höher eine Führungskraft in der Hierarchie steht, desto größer und teurer darf auch sein Dienstwagen sein. Als Teamleiter oder Mitarbeiter ohne Führungsverantwortung müssen Wagen oder Fahrrad dann deutlich preiswerter sein. Gerade in kleinen oder mittelständischen Unternehmen wird der Vertrieb oft recht großzügig mit Dienstwagen oder mit Diensträdern ausgestattet. Das liegt daran, dass man als Vertriebler viel beim Kunden unterwegs ist. Die meisten Wege lassen sich am besten mit einem Auto zurücklegen, deshalb hast Du als Vertriebsmitarbeiter unter Umständen auch ohne Führungsverantwortung Anspruch auf einen Dienstwagen. 

Im Zusammenhang mit der anhaltenden Umweltdiskussion bemühen sich viele Unternehmen aber zunehmend um ein besseres Image in Bezug auf das ökologische Gewissen. Deshalb stellen viele Betriebe mehr und mehr auf E-Autos oder Green-IT um. Ist das Unternehmen in einem neu gebauten Gebäude angesiedelt, sind Wasser- und Energieversorgung oft auf einem sehr hohen Level, damit Strom, Gas und Wasser wiedergewonnen werden und nicht unnötig verschwendet werden. Es kann deshalb durchaus sein, dass auch Dein Arbeitgeber verstärkt dazu übergeht, an einem umweltfreundlichen Image und an seiner Außenwirkung zu arbeiten. Es ist gerade vor diesem Hintergrund nicht außergewöhnlich, dass man allen Mitarbeitern die Chance gibt, auf elektrische Fahrräder umzusteigen, selbst wenn sie eigentlich keinen Anspruch auf einen Dienstwagen haben. Wenn Du Dich also zum ersten Mal mit der Materie beschäftigst, solltest Du zuerst herausfinden, wie Dein Arbeitgeber den Zugang zu dem umweltfreundlichen Fortbewegungsmittel geregelt hat. Recherchiere, welche Voraussetzungen Du erfüllen musst und wie Du Dein E-Bike beantragst. Schau Dir auch an, welche Ausstattung das Fahrrad nach den Vorgaben Deines Arbeitgebers hat. Danach musst Du noch überlegen, was Dir die Nutzung des E-Bikes bringt. Wenn Du zum Beispiel einen sehr weiten Anfahrweg zu Deinem Arbeitsplatz hast oder wenn Du nur über die Autobahn fahren kannst, bringt Dich ein Dienstfahrrad vermutlich nicht weiter. Es könnte aber interessant sein, wenn Du nur einen kurzen Weg zur Arbeit hast, den Du problemlos mit dem Rad oder zu Fuß zurücklegen kannst. Außerdem ist ein E-Bike eine attraktive Option, wenn Du mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fährst und das Rad zur An- und Abfahrt von Deinem Wohnort zum Bahnhof nutzt oder wenn Du es sogar in der Bahn mitnimmst. Es sind also einige Fragen zu klären, bevor Du in den Genuss Deines Dienstrades kommst. Sobald diese Fragen beantwortet sind, solltest Du Dich noch mit den finanziellen Vorteilen beschäftigen, die Dir ein elektrisches Dienstrad bringt.

Finanzielle Vorteiles eines Dienstrades

Ein E-Bike ist nicht nur optimal, wenn Du Dein grünes Gewissen beruhigen willst. Es ist auch mit einigen finanziellen Vorzügen verbunden, die Du kennen und beurteilen sollst, bevor Du Dich dafür entscheidest. Einerseits musst Du jeden Monat ein Prozent von den aktuellen Bruttolistenpreis versteuern, sofern Dir Dein Arbeitgeber erlaubt, das Dienstfahrrad für private Zwecke zu benutzen. Man spricht dann auch von der Versteuerung des geldwerten Vorteils. Beim Dienstwagen musst Du außerdem für Deinen Arbeitsweg einen Aufschlag in Höhe von 0,03 Prozent für jeden Kilometer Entfernung versteuern. Bei einem E-Bike oder einem Pedelec gilt diese Regel nur, wenn Du mit Deinem Fahrrad über 25 Kilometer pro Stunde fahren könntest.

Nutzt Du Dein Rad, um damit von Deiner Wohnung zum ersten Arbeitsort zu fahren, darfst Du außerdem für jeden Arbeitstag 30 Cent pro Kilometer in Deiner Steuererklärung angeben. Diese Entfernungspauschale kennst Du vielleicht, wenn Du bisher mit dem privaten Auto zur Arbeit gefahren bist. 

Sofern Du für Dein Fahrrad eine Leasingrate ganz oder teilweise zahlen musst und Dir Dein Arbeitgeber dazu eine Gehaltsumwandlung anbietet, kann sich dieser Weg steuerlich auch rentieren. Mit der Leasingrate reduzierst Du nämlich Dein Bruttogehalt, so dass Du weniger Steuern und Sozialversicherungen zu zahlen hast. Beim Leasing sind oft sogar noch die Versicherungskosten in der Monatsrate inklusive. Damit ist Dein teures Fahrrad gut versichert, und Dein Arbeitgeber profitiert sogar noch von einem attraktiven Steuervorteil. Wenn Dein Arbeitgeber ein Dienstrad gegen eine Entgeltumwandlung anbietet, reduziert sich zwar der Nettobetrag, den Du jeden Monat auf Dein Konto ausgezahlt bekommst. Dafür gilt Dein Dienstfahrrad als Sachlohn mit zusätzlicher privater Nutzung. Der Arbeitgeber behält von Deinem Bruttogehalt die Leasingrate mit dem Versicherungsbeitrag ein. Außerdem setzt er ein Prozent des Fahrradlistenpreises für die private Nutzung als geldwerten Vorteil an. Dadurch reduziert sich die Grundlage für die Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherung. Für Dich bedeutet dass, dass Du weniger Versicherungsbeiträge zahlst. Auch der Arbeitgeber profitiert von einer Senkung der Sozialversicherungsbeiträge. 

Achte beim Abschluss des Leasingvertrages darauf, dass sich Dein Arbeitgeber finanziell an der Monatsrate beteiligt. Geschieht das nämlich nicht, bist Du in steuerlicher Hinsicht der Leasingnehmer. Das bedeutet, das Finanzamt geht davon aus, dass der Vertrag für das E-Bike mit Dir abgeschlossen wurde. Damit die Steuerbehörde Dein Rad als Arbeitgeberleistung anerkennt, muss Dein Arbeitgeber also mindestens einen Teil der Monatsrate tragen. 

Übrigens ist ein hochwertiges E-Bike sogar eine interessante Alternative, wenn Du Dir eine Gehaltserhöhung wünschst und Dein Chef diese ablehnt. Ein elektrisches Fahrrad auf Firmenkosten kann dann ein optimaler Kompromiss für beide Beteiligte sein. Du als Arbeitnehmer erhältst praktisch mehr Geld durch das kostenfreie E-Bike, Dein Arbeitgeber darf die Anschaffungs- und Betriebskosten steuerlich geltend machen. Das gilt unabhängig davon, ob er beabsichtigt, das Rad zu kaufen oder zu leasen. 

Wie sich Dein E-Bike für Dich finanziell und steuerlich auswirkt, ist insgesamt nicht ganz einfach zu beurteilen. Es hängt vor allem davon ab, ob das Modell gekauft oder geleast ist. Außerdem spielen Deine Beitragssätze für die Sozialversicherung und Dein Steuersatz eine größere Rolle. Um die finanziellen Folgen fundiert zu kalkulieren, solltest Du Dich einerseits mit Deiner Personalabteilung in Verbindung setzen und andererseits mit einem Steuerberater sprechen. Das hört sich im ersten Augenblick aufwändig an, doch es lohnt sich, hier genauer hinzuschauen. Schließlich würdest Du Dich auch dann sorgfältig informieren, wenn Du plötzlich Anspruch auf einen Dienstwagen hättest. Wenn Du die finanziellen und die steuerlichen Auswirkungen geprüft hast, solltest Du Dich noch mit der Kaufoption beschäftigen, denn sie kann in dieser Hinsicht zum Stolperstein für Dich werden. 

Gefahren bei einer Kaufoption

Wenn sich Ihr Arbeitgeber für einen Leasingvertrag ausspricht, solltest Du die Frage nach der Kaufoption im Hinterkopf behalten. Viele Leasinggeber bieten den Kauf eines E-Bikes oder eines Pedelecs nach der Vertragslaufzeit von 36 oder 48 Monaten an. Diese Variante kennst Du vielleicht vom Leasing eines Autos. Wenn Du Dein elektrisches Fahrzeug aber kaufst, wirst Du in wirtschaftlicher und steuerlicher Hinsicht zum Leasingnehmer. Damit entfällt für Deinen Arbeitgeber der Vorteil als Leasinggeber. Er stellt Dir dann praktisch kein Dienstrad mehr zur Verfügung und kann die laufenden Kosten nicht als Betriebskosten abziehen. Schlimmer wäre noch, dass der Arbeitgeber unter Umständen die Beiträge für die Lohnsteuer und die Sozialversicherung nachzahlen muss. Bei der Kaufoption handelt es sich deshalb in den meisten Fällen schlicht um eine Steuerfalle, die Du unbedingt vermeiden solltest. 

Die Prüfung der Kaufoption ist deshalb so wichtig, weil viele Anbieter von E-Bikes hier mit sehr attraktiven Konditionen werben. Zum Beispiel ist es üblich, dass Du nur rund zehn Prozent von dem ursprünglichen Neupreis des Rades zahlen musst. Damit hast Du eigentlich den Vorteil, ein hochwertiges elektrisches Fahrrad zu einem sehr günstigen Preis zu kaufen. Über die ganze Vertragslaufzeit betrachtet, ist Dein Traumfahrrad dann deutlich preiswerter als bei einem privaten Kauf. Leider geht diese Rechnung nur selten auf. Meistens ist Dein Fahrrad nach einer Vertragslaufzeit noch erheblich mehr wert als nur zehn Prozent des Kaufpreises. Den so entstehenden Preisvorteil musst Du als Einkommen versteuern. Auch hier greift also wieder der geldwerte Vorteil. Bei einem teuren E-Bike macht der geldwerte Vorteil oft eine enorme Größenordnung aus. 

In der jüngeren Vergangenheit haben einige Leasinggesellschaften auf diese Problematik reagiert. Sie haben ihre Konditionen für die Übernahme eines E-Bikes angepasst und den Kaufpreis nach Ablauf des Leasingvertrags erhöht. Statt zehn Prozent musst Du bei einigen Anbietern nun zwischen 15 und 20 Prozent des Neupreises zahlen, wenn Du das Rad kaufen willst. Dein geldwerter Vorteil sinkt also im Vergleich zur Übernahme gegen zehn Prozent. In einigen Fällen übernimmt die Leasinggesellschaft sogar die Versteuerung. Wenn Dein Leasinggeber diese Option vorsieht, wird der Kauf zum Ende der Vertragslaufzeit aus steuerlicher Sicht wieder interessant. Deshalb solltest Du den Leasingvertrag sehr genau prüfen, damit es nicht zu unerwarteten Nachbelastungen für Deinen Arbeitgeber oder für Dich kommt. Bei Bedarf hilft Dir auch hier ein Steuerberater, denn er kann die Auswirkungen auf Deine Steuern am besten beurteilen. 

Die richtige Auswahl des Dienstrades

Prinzipiell eignet sich natürlich jedes Fahrrad als Dienstrad. Du kannst also auch ein Rennrad oder ein Mountainbike wählen. Der aktuelle Trend geht allerdings eher in Richtung E-Bikes oder Pedelecs. Das sind Fahrräder mit einem Elektromotor, die meist auf eine Höchstgeschwindigkeit von bis zu 25 Kilometern in der Stunde ausgelegt sind. Wenn Du aufhörst, die Pedale zu bedienen, geht der Motor aus, eine Anfahrhilfe für bis zu sechs Stundenkilometern ist bei hochwertigen Geräten häufig vorgesehen. Achte bei der Wahl Deines E-Bikes auf die Höchstgeschwindigkeit, denn wenn das Rad auf bis zu 45 Kilometer pro Stunde ausgelegt ist, kommen die Regeln für Kraftfahrzeuge zum Ansatz. Du musst dann auch die Fahrten von Deinem Wohnort zu Deinem Arbeitsort als geldwerten Vorteil versteuern. Wie aber unterscheiden sich eigentlich Pedelecs und E-Bikes, und wie findest Du Dein Traumrad?

Ein Pedelec ist nach dem Straßenverkehrsgesetz als Fahrrad anerkannt. Für die Nutzung gibt es kein Mindestalter, ein Führerschein ist nicht erforderlich. Du musst auch keine Haftpflichtversicherung abschließen. Du darf mit dem Rad den ausgeschilderten Fahrradweg nutzen und darfst Kinder im Anhänger mitnehmen. In einem Kindersitz kannst Du ein Kind bis zu sieben Jahren befördern. Eine Helmpflicht besteht beim Fahren mit dem Pedelec nicht, obwohl es natürlich aus Sicherheitsgründen sehr zu empfehlen ist. Wenn Dein Pedelec mit einer Anfahr- oder einer Schiebehilfe ausgestattet ist, wird das Anfahren am Berg leichter, und auch das Schieben kostet Dich weniger Kraft. 

Ein E-Bike ist im Straßenverkehrsgesetz als Leicht-Mofa eingeordnet. Für das E-Bike benötigst Du einen Führerschein der Klasse AM oder eine Mofa-Prüfbescheinigung. Nur wenn Du vor dem 01. April 1965 geboren bist oder wenn Du eine allgemeine Fahrerlaubnis hast, ist dieser Führerschein nicht nötig. Außerdem muss Dein E-Bike mit einem Versicherungskennzeichen und mit einer Betriebserlaubnis ausgestattet sein. Das E-Bike darfst Du auf Radwegen fahren, wenn sie mit dem Schild „Mofas frei“ versehen sind. Kinder bis sieben Jahre dürfen in einem Kindersitz mitgenommen werden, die Beförderung von Kindern im Anhänger ist aber nicht erlaubt. Eine Helmpflicht besteht auch für E-Bikes nicht, trotzdem ist es natürlich aufgrund der Geschwindigkeit unbedingt zu empfehlen, einen Helm zu tragen. 

Welches Dienstrad für Dich am besten geeignet ist, hängt natürlich von Deinem persönlichen Geschmack ab. Sofern Du eine allgemeine Fahrerlaubnis hast, kannst Du Dich ganz nach Belieben für Dein Traumrad entscheiden, ob es nun als Pedelec oder E-Bike gilt.

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